【部下に思っていることをうまく伝えられない】コミュニケーションを劇的に改善する方法

「部下に自分の話がうまく伝わらない」

「仕事の指示がうまく伝わらない」

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「コミュニケーションの技術」は、専門家から学ぶのが一番の近道です。

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ここからは、お役立ち情報をまとめています。

仕事の指示がうまく伝わらない時はどうする？

部下に自分の言っていることを理解してもらうためには、どうすればよいのでしょうか。

職場では、”部下にわかりやすく説明すること “が求められています。説明上手になるには、頭ごなしに伝えるのではなく、コミュニケーションのルールを身につけることが大切です。 指示がうまく伝わるコツとしては、以下のようなものがあります。

声のトーンに気を付けてみる

なぜなら部下が聞き取れないケースも考えられるからです。声のトーンが明確で簡潔であることを意識してみましょう。

部下がまだ理解できない言葉は避ける

部下が新人の場合にはまだ理解できないような言葉があるかもしれません。専門用語や技術的な用語に首をかしげるような場合は補足的に説明する必要もあります。

なるべく具体的に指示を出す

なぜなら、指示が曖昧な場合服が的確に動けないことがあるからです。上司に対してなんとか説明を求めるのも深く避けたい場合が多いのです。簡単な言葉や例などを用いて、伝えたい仕事内容をを説明するようにしましょう。

部下が質問しやすい状況を作る

我慢強く、部下が質問できるようにする。 自分が説明したことを部下が確実に理解できるように、フィードバックを促す。

部下に教えられない時はどうする？

上司や先輩であれば、部下を効果的に教育する方法について悩むかもしれません。その最良の方法のひとつが、模範を示すことです。

行動で示してみる

部下にどのように行動してほしいか、どのように働いてほしいかを示せば、それに倣ってくれるでしょう。また、自分の行動の背景を理解させるために、何をどうしているのかを説明しましょう。新しいことを学ぶには時間がかかるので、すぐにすべてを理解できるとは思わないほうが気も楽です。部下をうまく教育できれば、チームの貴重なメンバーにすることができます。

上から目線は避ける

上司に指示されてばかりだと、イライラしてしまいますよね。子ども扱いされているような気がして、反抗したり、距離を置いたりすることもあります。相手の立場に立って物事を考え、自分より経験が豊富であることを忘れないようにすることは大切です。しかし、いつも見下されていたり、何もできないように扱われていたりすると、憤りを感じてしまうのも無理はありません。

相手の立場に立って考える

場合によっては部下はフラストレーションを感じていることもあります。会話にもっと必要なものを求めており、現状に不満を感じているかも知れません。相手がこのように感じるのは、自分の意見を聞いてもらえない、あるいは誤解されていると感じ、自分を十分に表現できるようになりたいと思っているからでしょう。生産的な会話をするためには、相手の視点やニーズを理解するために時間をかけることが重要です。そうすることで、初めて効果的なコミュニケーションが可能になるのです。

話しかけにくい雰囲気をつくらない

忙しさや慌ただしさを感じていると、他者とのコミュニケーションラインを確保することが難しくなります。そうすると、ミスコミュニケーションや調整ミスにつながりやすくなります。明確で効果的なコミュニケーションを維持するために、常に部下からの質問には耳を傾けましょう。

部下が思うように動かない理由

部長や課長であれば、部下を思い通りに動かすことに苦労した経験があるかもしれません。多くの場合、部下は意図的に抵抗しているのではなく、単にあなたが部下に何を求めているのかが分かっていないだけなのです。しかし、それを克服する方法はあります。

まず、自分が部下に何を求めているのかを明確にすることです。あなたが何を期待しているのかがわからなければ、部下は成果を上げることができません。できるだけ具体的に、期待することを伝えましょう。

次に、部下と良好な関係を築くことです。部下があなたを信頼し、尊敬していると感じれば、あなたの頼みを聞いてくれる可能性は高くなります。

部下にきつく言い過ぎた時の対応は？

管理職やリーダーが部下に指示やフィードバックをする際、「これはパワハラではないか」と思うことがあるかもしれません。上司はパワハラをしたつもりはなくても、受けた側はそう受け止め、深刻な事態に発展することがあります。

では、パワハラとコーチングの違いとは何でしょうか。また、うっかり一線を越えてしまわないようにするには、どうしたらよいのでしょうか。 パワーハラスメントは、一般に、被害者を屈辱的にしたり、弱体化させることを意図した行動のパターンが繰り返されることが特徴です。これには、怒鳴る、軽蔑的なコメントをする、常に否定的なフィードバックをする、などが含まれます。これに対し、コーチングは、通常、1回限り、またはたまに行われるもので、リーダーが部下を助けるために指導やフィードバックを行うものです。

叱るという行為は、きちんとした目的を持って行わなければ、パワハラと受け取られる可能性があります。叱る目的は、仕事をきちんとしない、ミスを繰り返すなどの悪い行動をやめさせる、または改善させることであるべきです。部下の人格を否定したり、屈辱を与えたり、暴力をふるったりしても、何も変わりません。それどころか、そのような方法に反発し、あなたや仕事をすることを極端に恐れるようになるだけです。叱ることの目的は「部下を良い方向に変えること」であることを忘れなければ、パワーハラスメントにはならないでしょう。

まとめ

この記事では、【部下に思っていることをうまく伝えられない】コミュニケーションを劇的に改善する方法についてお伝えしました。

ほんの少し、伝え方を変えるだけでコミュニケーションは変わります。

コミュニケーションは「技術」です。正しく技術を学んで、明日からのお仕事に役立ててください。